Det var en virkeligt sej sparerunde, vi var igennem før det skoleår, der lige er begyndt. Og vi frygtede, vi ikke kunne komme udenom at skulle finde et billigt lån senere på året. Det offentlige tilskud til efterskoler var blevet sat ned, og det var ikke muligt for os som efterskole bare at vælte den manglende indtjening over på forældrene ved at hæve egenbetalingen tilsvarende. En sådan øvelse ville i hvert fald betyde, at vi ville få færre elever, og så ville der også mangle penge i kassen.
Derfor havde vi i skolens daglige ledelse sammen med bestyrelsen besluttet, at vi skulle forsøge at finde nogle besparelser, der ville påvirke kvaliteten af undervisningen mindst muligt. I den forbindelse var vi nødt til at drøfte, om det fortsat var nødvendigt for os at have vores egen fuldtidsansatte it mand til at stå for driften af skolens ret omfattende it system.
Som skoleleder havde jeg forberedt mig på netop denne mulige besparelse, og jeg havde talt med et firma i Silkeborg, som i forvejen har en del erfaring med it drift på efterskole. Mit udgangspunkt var, at it delen i vores undervisning i hvert fald ikke måtte blive forringet på nogen måde, for vi satset ret meget på undervisning i at bruge it på en avanceret måde, og vi har klasser med elever, der målrettet har valgt vores efterskole for at klæde sig bedst muligt på til en eller anden form for it uddannelse.
Jeg talte med Silkeborg firmaet om muligheden for en samlet pakkeløsning, som også kan omfatte en færdigstrikket mailløsning, så alle eleverne har deres egen mailadresse. Det er nemlig sådan, at mange elever har en form for hotmail eller gmail, som de bruger via internettet. Men det er vi ikke interesseret i, for så har vi ikke styr på, om de bruger tiden i undervisningstimerne på at sidde og besvare mails fra vennerne.
Det gjorde jeg firmaet opmærksom på, og det er åbenbart slet ikke noget problem at styre den slags. Firmaet tilbød også en løsning med antispam, så der ikke skal spildes tid på den slags. Samtidig foreslog firmaet, at det kunne gøres muligt for eleverne at bruge deres oprindelige mailadresser i fritiden, mens de var spærret i undervisningstiden.
Det lød faktisk ret forjættende, for med sådan en samlet løsning ville vi også højne vores sikkerhed indenfor it ganske betydeligt, og den side af sagen var netop noget, der gennem det seneste par år har foruroliget mig en del. Vi har nemlig elevernes personlige data liggende på vores fælles server, som i parentes bemærket er ved at være af ældre dato og derfor trænger til udskiftning.
Firmaet foreslog en form for outsourcet hosting, så vores data skulle kopieres over på it firmaets servere, hvor der tages automatisk backup hvert døgn, så vores data er sikret langt bedre, end tilfældet er i dag.
Nå ja, tænkte jeg, det her lyder ikke ligefrem som en besparelse, men derimod som en klar forbedring. Men jeg blev overrasket, for firmaets prisoverslag viste sig at være af en størrelsesorden, så vi ville slippe direkte billigere end udgifterne til vores fuldtidsansatte it mand. Så lige netop på det punkt var det nemt at beslutte sig for en besparelse.
